O setor jurídico reúne atividades que exigem precisão, organização e controle rigoroso de informações. A rotina pode envolver atendimento aos clientes, elaboração de documentos, acompanhamento de processos, gerenciamento de prazos, assinatura de contratos, cobrança de honorários e produção de relatórios.
Muitas dessas tarefas, embora essenciais, são repetitivas e consomem uma parcela significativa do tempo dos advogados e das equipes administrativas. É justamente nesse ponto que as ferramentas de automação podem contribuir.
Por meio da tecnologia, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos conseguem integrar sistemas, centralizar dados, criar alertas, padronizar documentos e automatizar etapas operacionais. A análise jurídica e as decisões estratégicas continuam sob responsabilidade dos profissionais, mas o trabalho manual pode ser consideravelmente reduzido.
Confira uma lista com 15 ferramentas que podem ser utilizadas para automatizar diferentes processos no setor jurídico.
1. Pluga
A Pluga é uma plataforma brasileira de automação que permite conectar diferentes ferramentas e criar fluxos de trabalho sem exigir conhecimentos avançados de programação. Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, ela pode funcionar como a ponte entre os sistemas utilizados no atendimento, na gestão de documentos, no financeiro e na comunicação interna.
O profissional pode estabelecer um gatilho e definir quais ações devem acontecer automaticamente. Quando um potencial cliente preencher um formulário, por exemplo, a Pluga poderá registrar seus dados em uma planilha, criar um contato no CRM e notificar o responsável pelo atendimento.
Depois da aprovação de uma proposta, outro fluxo poderá atualizar a situação da oportunidade e encaminhar as informações para os processos de contratação, assinatura ou cobrança.
A plataforma possui mais de 130 ferramentas integradas e oferece recursos como Agendador, Formatador, Roteador, Loop, Delay, Interruptor, Webhooks e HTTP Request. Com eles, o departamento jurídico consegue criar fluxos com condições, intervalos, tratamentos de dados e diferentes caminhos de acordo com as informações recebidas.
Os recursos de inteligência artificial também ampliam as possibilidades. O Kit de IA da Pluga oferece funções de classificação, extração, resumo e tradução. Assim, documentos e solicitações podem ser organizados antes de chegarem aos profissionais. Uma mensagem recebida, por exemplo, pode ser classificada por assunto e direcionada automaticamente para a área jurídica responsável.
Já os Agentes de IA da Pluga conseguem interpretar instruções, analisar dados e executar ações nas ferramentas conectadas. Um agente pode auxiliar no atendimento inicial, na organização da agenda, na criação de documentos e no envio de e-mails. Todo conteúdo jurídico produzido ou organizado com IA, entretanto, precisa ser revisado por um profissional antes de qualquer utilização.
2. Projuris
O Projuris é uma solução voltada à gestão jurídica que pode ser utilizada por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos empresariais. A plataforma ajuda a centralizar processos, contratos, documentos, tarefas, informações financeiras e indicadores.
Por meio da automação, é possível criar alertas de prazos, organizar atividades por responsável e acompanhar o histórico de cada demanda. Isso reduz a dependência de controles paralelos em planilhas e facilita a colaboração entre os integrantes da equipe.
Para departamentos jurídicos, a centralização também melhora a comunicação com outras áreas da empresa. Solicitações de revisão contratual, consultas internas e informações sobre processos podem seguir fluxos previamente definidos.
3. Astrea
O Astrea é um software de gestão desenvolvido para escritórios de advocacia. A ferramenta reúne recursos para controle de processos, prazos, atendimentos, tarefas, documentos e finanças.
Uma das automações possíveis é o acompanhamento de movimentações processuais. Quando uma novidade é identificada, o sistema pode atualizar as informações e avisar os profissionais envolvidos. Dessa forma, a equipe reduz o tempo gasto com consultas manuais.
Também é possível organizar compromissos, distribuir tarefas e acompanhar o andamento das atividades. O escritório passa a ter uma visão centralizada de seus casos, evitando que informações importantes fiquem espalhadas em agendas, e-mails e planilhas individuais.
4. ADVBOX
O ADVBOX é um software jurídico que reúne gestão de processos, tarefas, atendimento, produtividade e informações financeiras. A plataforma pode ajudar escritórios que desejam padronizar suas operações e acompanhar o desempenho da equipe.
Os fluxos de trabalho podem ser estruturados de acordo com o tipo de processo ou serviço prestado. Quando uma nova demanda entra no sistema, uma sequência de atividades pode ser criada para os responsáveis.
Isso permite estabelecer etapas, prazos e responsáveis para cada caso. Além de organizar a rotina, o escritório consegue identificar tarefas atrasadas, sobrecarga de determinados profissionais e possíveis gargalos no atendimento.
5. Legal One
O Legal One é uma plataforma de gestão jurídica destinada a escritórios e departamentos jurídicos. A solução permite organizar processos, contratos, documentos, tarefas e informações relacionadas à operação.
A automação pode ser utilizada para controlar prazos e atualizar dados processuais, além de facilitar a criação de relatórios. A centralização das informações ajuda a reduzir atividades duplicadas e melhora o acesso ao histórico das demandas.
A ferramenta também pode apoiar empresas que precisam acompanhar diferentes escritórios terceirizados, unidades ou áreas internas. Dessa forma, os gestores jurídicos têm uma visão mais ampla da operação.
6. CPJ-3C
O CPJ-3C é uma solução para gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A plataforma reúne informações processuais, tarefas, agenda, documentos e dados financeiros.
O sistema pode automatizar atividades como distribuição de tarefas, atualização de movimentações e controle dos compromissos relacionados aos processos. Os profissionais conseguem acompanhar suas responsabilidades sem depender somente de controles manuais.
Outro benefício é a possibilidade de produzir relatórios sobre o andamento das demandas. Isso auxilia no acompanhamento da produtividade e na prestação de contas aos clientes.
7. NetLex
O NetLex é uma plataforma direcionada à gestão do ciclo de vida dos contratos. Ela pode ser utilizada para organizar desde a solicitação inicial até a criação, negociação, assinatura, armazenamento e renovação de documentos.
Os departamentos jurídicos conseguem configurar fluxos de aprovação de acordo com o tipo ou o valor do contrato. Um documento de maior risco, por exemplo, pode ser encaminhado para uma análise adicional antes de seguir para assinatura.
A automação também ajuda a controlar vencimentos, renovações e obrigações contratuais. Alertas podem ser programados para avisar os responsáveis antes de datas importantes, reduzindo o risco de perder prazos de renovação ou rescisão.
8. Clicksign
A Clicksign é uma plataforma de assinatura eletrônica que pode tornar a formalização de documentos mais rápida. Contratos, procurações, termos e outros arquivos podem ser enviados para assinatura sem a necessidade de impressão ou deslocamento físico.
O fluxo pode incluir uma ordem específica de assinaturas, autenticações e lembretes para os participantes que ainda não concluíram a ação. Após a finalização, as partes recebem o documento e os registros relacionados ao processo de assinatura.
Quando integrada a outras ferramentas, a Clicksign pode fazer parte de um processo mais amplo. Depois que uma proposta for aprovada, por exemplo, o contrato poderá ser gerado, encaminhado para assinatura e armazenado automaticamente.
9. DocuSign
A DocuSign é outra solução utilizada para assinaturas eletrônicas e gerenciamento de documentos. A ferramenta permite criar fluxos com diferentes participantes e acompanhar o status de cada assinatura.
O departamento jurídico pode utilizar modelos para agilizar o envio de documentos recorrentes. Também é possível programar lembretes, organizar os assinantes e acompanhar quem abriu ou concluiu determinada etapa.
Essa automação é especialmente útil para empresas com grande volume de contratos. No entanto, o jurídico deve avaliar o nível de autenticação e as exigências legais aplicáveis a cada documento antes de definir a modalidade de assinatura.
10. D4Sign
A D4Sign oferece recursos para assinatura eletrônica e digital de documentos. Escritórios e departamentos jurídicos podem utilizá-la para formalizar contratos, procurações, acordos e termos.
A plataforma ajuda a acompanhar o andamento das assinaturas e reduz a necessidade de cobranças manuais. Os documentos podem ser encaminhados aos envolvidos, e os responsáveis recebem informações sobre o status do processo.
A solução também pode ser integrada aos fluxos de contratação. Assim, a assinatura deixa de ser uma atividade isolada e passa a fazer parte de uma sequência automatizada.
11. Pipefy
O Pipefy é uma plataforma de gestão de processos que pode ser adaptada às necessidades do setor jurídico. Ela permite criar fluxos visuais para organizar demandas, aprovações, contratos, solicitações internas e atividades de compliance.
Uma empresa pode criar um canal para que outros departamentos enviem pedidos ao jurídico. O formulário pode solicitar as informações necessárias e encaminhar cada demanda para o responsável adequado.
Também é possível estabelecer regras. Um contrato acima de determinado valor pode exigir a aprovação de um gestor, enquanto uma solicitação padronizada pode seguir um caminho mais simples. Isso reduz trocas de e-mails e oferece maior visibilidade sobre o andamento de cada pedido.
12. Trello
O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas baseada em quadros, listas e cartões. Embora não seja exclusivamente jurídica, pode ser utilizado para acompanhar processos internos, produção de documentos, reuniões e etapas de atendimento.
Cada cartão pode representar um cliente, contrato ou atividade. A equipe consegue adicionar responsáveis, datas, documentos, etiquetas e listas de verificação.
As automações ajudam a mover cartões, criar tarefas e enviar alertas de acordo com determinadas condições. Entretanto, informações sigilosas precisam ser tratadas com cuidado, e os níveis de acesso devem ser configurados corretamente.
13. Microsoft Power Automate
O Microsoft Power Automate permite criar automações entre aplicações do ecossistema Microsoft e outros serviços. Para departamentos jurídicos que utilizam Outlook, Teams, SharePoint, Word e Excel, a ferramenta pode contribuir para a conexão dessas atividades.
Um e-mail enviado a determinado endereço pode gerar uma tarefa, salvar anexos em uma pasta específica e avisar o responsável pelo Teams. Da mesma forma, uma solicitação de contrato pode iniciar um fluxo de aprovações.
A solução também pode automatizar relatórios e processos internos. Como os fluxos podem se tornar complexos, é importante documentar as regras e definir responsáveis pela manutenção.
14. ChatGPT
O ChatGPT pode ser utilizado como ferramenta de apoio em diversas atividades jurídicas, principalmente na organização e transformação de informações. Ele pode ajudar a resumir textos, estruturar perguntas, revisar a clareza de comunicações e criar uma primeira versão de documentos administrativos.
Também é possível utilizar a ferramenta para organizar informações extraídas de atendimentos, categorizar solicitações ou transformar anotações em relatórios mais claros. Quando integrada por meio de plataformas como a Pluga, a inteligência artificial pode participar de fluxos automáticos.
Apesar das possibilidades, o ChatGPT não deve ser tratado como fonte jurídica definitiva. A ferramenta pode apresentar informações incorretas, desatualizadas ou referências inexistentes. Todo resultado precisa ser revisado por um advogado, especialmente quando envolver legislação, jurisprudência, prazos, contratos e orientações ao cliente.
15. Google Workspace
O Google Workspace reúne ferramentas como Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Forms e Google Calendar. Em conjunto, elas podem servir como base para diferentes automações no setor jurídico.
Um formulário pode coletar as informações iniciais de uma demanda e enviá-las para uma planilha. O calendário pode ser utilizado para programar reuniões e lembretes, enquanto o Drive armazena os documentos em pastas organizadas.
Ao conectar o Google Workspace à Pluga, o escritório pode ampliar essas possibilidades. Uma resposta recebida no formulário pode gerar um contato no CRM, criar uma pasta, notificar o responsável e iniciar um atendimento. Mesmo em operações menores, esse tipo de integração ajuda a reduzir tarefas manuais.
Quais processos jurídicos podem ser automatizados?
As ferramentas apresentadas podem ser combinadas para automatizar diferentes áreas da operação jurídica. Entre as principais possibilidades estão:
- Cadastro de clientes e atualização do CRM;
- Triagem e classificação inicial das demandas;
- Distribuição de tarefas entre os profissionais;
- Agendamento de consultas e reuniões;
- Controle e envio de alertas de prazos;
- Acompanhamento de movimentações processuais;
- Criação de contratos a partir de modelos;
- Encaminhamento de documentos para aprovação;
- Assinatura eletrônica;
- Organização e armazenamento de arquivos;
- Envio de lembretes aos clientes;
- Cobrança de honorários;
- Produção de relatórios;
- Controle de vencimentos contratuais;
- Registro de solicitações relacionadas à LGPD e ao compliance.
Como escolher as ferramentas de automação jurídica?
Antes de contratar uma solução, o escritório ou departamento jurídico deve mapear seus processos. O objetivo é identificar quais tarefas ocupam mais tempo, onde acontecem os erros e quais atividades precisam de maior controle.
A escolha não deve considerar somente a quantidade de recursos disponíveis. É importante avaliar se a ferramenta pode ser integrada aos sistemas já utilizados, se oferece níveis adequados de segurança e se atende às necessidades da equipe.
Também é recomendável começar por um fluxo simples. A automação do cadastro de clientes ou do envio de documentos para assinatura pode funcionar como projeto-piloto. Depois que o processo estiver validado, a organização poderá avançar para operações mais complexas.
* Conteúdo desenvolvido pela jornalista Daiane de Souza (0007147/SC).
